"Sašūtas un numurētas x lapu skaits", iespējams, ir vienīgais, kas nāk prātā, runājot par dokumentu skavošanas nepieciešamību. Kā sašūt dokumentus? Jaunpienācējs uzreiz iztēlojas, ka kaut kur grāmatveža vai personāla nodaļas kabineta stūrī iegrimušas papīrīšu kaudzes, kas cieši nostiprinātas ar bankas auklu, noklātas ar kodīgiem putekļiem.
Tomēr ne viss ir tik vienkārši un virspusēji, kā šķiet pirmajā mirklī. Kas jums jāzina, lai nepieļautu kļūdas šajā sarežģītajā jautājumā? Kā šūt dokumentus ar diegiem pēc fotoattēla? Šie jautājumi tiks detalizēti apspriesti soli pa solim sniegtajos norādījumos.
Kāpēc vecmodīgas skavas?
Ir daudzas valsts iestādes, kurām var būt nepieciešami dokumenti, kas šūti nevis rūpnīcā, bet gan manuāli, izmantojot diegus. Tā, pirmkārt, ir nodokļu inspekcija, arhīvs, papīru pieņemšanas laikā lūdz sašūt dokumentus ar diegiem.individuālo uzņēmēju reģistrācija, juridiskas personas reģistrācija vai dokumentu noformēšana konkursam. Kā pareizi skavot dokumentus, redzams fotoattēlā ar numuru 2. Parasti izmantojiet biezu diegu un biezu adatu.
Tiek uzskatīts, ka šādi iesietus vērtspapīrus ir grūtāk pazaudēt, viltot vai nomainīt lapas. Dažas organizācijas tieši tāpēc izmanto šādu “vectēva” svarīgu dokumentu stiprināšanas veidu. Ir vēl viens arguments - dažreiz papīri ir stingri konfidenciāli, un vadītāji, baidoties no publicitātes vai konkurentu ietekmes, šādu darbu uztic tikai uzticamai personai, attiecīgi atsakās no specializētu firmu palīdzības.
Svarīgi
Nepareizi sašūti dokumenti var izraisīt atteikumu reģistrēt vai pārreģistrēt uzņēmumu, pieņemt dokumentus arhīvā, novest pie organizācijas izslēgšanas no konkursa uz konkursu, ietekmēt regulējošās iestādes lēmumu. par organizācijas auditu.
Vai ir vienotas normas?
Līdz šim nav skaidru noteikumu, kā sašūt dokumentus ar diegiem pēc viena parauga. Ir tikai ieteikumi un norādījumi. Pamatā uzņēmumi izmanto Rosarkhiv metodiskās izstrādes, kas apstiprinātas ar rīkojumu Nr. 76 2009. gadā, GOST "Biroja darbs un arhivēšana" prasības, kā arī Krievijas Centrālās bankas norādījumus.
Sagatavošanās posms
Visi skavojamie dokumenti ir jāapskata, ja ir zīmuļa atzīmes, izdzēsiet tās. Svarīgsrūpīgi apsveriet katru lapu, izslēdziet tās no pielipšanas, nodrošiniet loģisku un pareizu dokumentu secību kaudzē. Izņemiet asus priekšmetus, tapas, skavas vai saspraudes, jo tie var sabojāt iesiešanas diegu un izraisīt dokumenta zudumu. Labajā stūrī ir nepieciešams numurēt lapas ar vienkāršu melnu zīmuli, nav atļauts izmantot tinti, ieskaitot krāsu. Jūs nevarat numurēt pārāk tuvu dokumenta tekstam, jo vairāk tas pārklājas. Numurēta ir tikai lapas priekšpuse. Skavotā dokumenta kopējais apjoms nedrīkst pārsniegt 250 loksnes, un iesieta un numurētā dokumenta augstums nedrīkst pārsniegt 4 centimetrus. Piemērs, kā šūt dokumentus ar diegiem, ir parādīts fotoattēlā.
Nākamais sagatavošanās posms ir rīku izvēle. Lai pareizi šūtu dokumentus ar diegiem, jums būs nepieciešams: īlens, speciāli diegi, kartona vāks, kā fotoattēlā. Dažos gadījumos tiek izmantots caurumu perforators. Kā un ar ko sašūt dokumentus, katrs speciālists izlemj pats. Visērtāk ir izmantot skarbus diegus vai auklu, dažos gadījumos tiek izmantoti vilnas pavedieni vai mežģīnes. Visbiežāk tie veic dekorēšanas funkciju. Parasti nopietnos ziņojumos tiek izmantots stingrāks stils. Sagatavojiet dokumentus pats un veidlapu inventarizācijai.
Daži smalkumi
- Lielformāta loksnēm, piemēram, A3 vai A2, arī jābūt numurētām. Lai to izdarītu, tas ir pilnībā paplašināts un numurēts saskaņā ar vispārīgiem noteikumiem. Pēc tam salocīts un rūpīgi pielīmēts aiz mugurasstūris.
- Ja nepieciešams iesniegt vēstuli, tā tiek atvērta, vispirms numurēta pati aploksne, tad pēc kārtas vēstules lapas.
- Dokumentu vāks nav numurēts. Tāpat titullapa nav numurēta, ja nav vāka. Taču otrā lapa jau ir numurēta ar skaitli "2".
- Ja lokšņu skaits ir lielāks par 250, tad tās tiek sadalītas sējumos. Šāda prakse tiesās ir izplatīta. Katrs sējums ir jānumurē atsevišķi.
- Kā skavot dokumentus, ja augšējā labajā stūrī nav iespējams norādīt lapas numuru vai visa lapa ir aizņemta? Tas bieži notiek, piemēram, numurējot fotoattēlu, un tādā gadījumā ir atļauta numerācija no aizmugures.
- Kļūdainas numerācijas gadījumā numuru var izsvītrot. Taču labojums ir jāapstiprina ar parakstu.
- Ja tiek izlaistas ne vairāk kā divas lapas, tad izlaistajām lapām ir atļauts izmantot burtu apzīmējumu. Galvenā dokumenta digitālā numerācija nemainās, bet palielinās lapu skaits. Šādā gadījumā par to ir jābrīdina persona, kura saņems dokumentus.
- Ja nepieciešams numurēt dokumentu, kas jau ir numurēts vai kuram ir numerācija, tad tas tiks numurēts vēlreiz.
- Ja dokumentācijā esošās lapas nevar atdalīt vai tās ir salīmētas kopā, tās numurē kā vienu lapu. Tas notiek, ja dokumentam, piemēram, ir uzlīmēts čeks, fotogrāfija vai avīzes izgriezums. Bet tajā pašā laikā ir nepieciešams sastādīt inventarizāciju, un ailē “Piezīme” vai sertifikāta uzrakstā obligāti jānorāda, kuri dokumenti tika ielīmēti, uz kuras lapas un kas tajos bija.
Kuri dokumenti visbiežāk tiek šūti kopā ar diegu? Pirmkārt, dibināšanas un dibināšanas dokumenti. Tiem visbiežāk ir mazs tilpums, tos ir vieglāk caurdurt ar īlenu, un sašūšana ir vienkārša. Izšūšanai ir vairākas tehnoloģijas, var veikt divas punkcijas, trīs vai piecas. Trīs caurumi ir visizplatītākā iespēja. Piecas bedrītes noderēs, kad daži dokumenti ir mazāki par citiem, piecu caurumu savienojums palīdzēs tos labāk salabot. Ja dokumentiem ir liela vērtība, tiek izmantota piecu caurumu skavošana, tādējādi samazināsies to aizstāšanas risks.
Kā pareizi šūt dokumentus ar diegiem: soli pa solim instrukcijas
- Salieciet loksnes, izlīdziniet malas.
- Pārbaudiet lapas pasūtījumu.
- Lapas kreisajā pusē simetriski atzīmējiet ar zīmuli turpmāko punkciju vietas. To var izdarīt gan uz vienas lapas, gan uz visām.
- Jāatkāpjas no teksta vismaz par 1,5 centimetriem.
- Atzīmēm jābūt stingri vertikālām, atļauts attālums līdz trim centimetriem viena no otras.
Ja dokuments ir pietiekami liels, ērtāk to caurdurt ar īlenu. Parasti sāciet no augšējā cauruma.
Ja nav iespējams izmantot rūpnīcas vāku, kā attēlā, tad pirmo un pēdējo loksni var pielīmēt ar plānu kartona sloksni, lai lapas nesabojātos. Ir svarīgi izvēlēties pareizo diega garumu, parasti no 50 līdz 80 cm.
Klasiskā šuve ar diegu - trīs caurumi
Analizēsim dokumentu šūšanas iespējusoli pa solim trīs caurumos. Šī ir klasiskā un visizplatītākā iespēja dokumentu iesniegšanai arhīvā vai pārbaudei. Kā pareizi šūt dokumentus ar diegiem šajā gadījumā, labāk redzams fotoattēlā.
Nolaidiet adatu un diegu zem dokumentu kaudzes, izvelciet to caur atveri, kas atrodas otrajā vietā. Nedrīkst aizmirst arī par mazu "asti" 7-8 cm garumā, tā vienalga noderēs. Priekšpusē adatu virzām augšējā caurumā, pēc tam adatu atgriežam zemākajā caurumā Nr.3. Tālāk adata “ienirst” centrālajā caurumā, kā rezultātā abi pavedieni paliek zemāk. Tagad tos var samezglot.
Tālāk dokumentam jābūt apliecinātam, uzlīmēta papīra lapa, virsū uzlikts zīmogs un atbildīgās personas paraksts. Kā pareizi uzšūt dokumentus un nostiprināt mezglu ar diegiem, var redzēt fotoattēlā.
Turklāt pēdējās lapas aizmugurē ir pielīmēts inventārs. Uzrakstu var izdarīt ar roku vai izmantot gatavas veidnes, kā fotoattēlā.
Kā skavot dokumentus četrās atverēs?
Četru caurumu caurduršanas tehnoloģija ir gandrīz identiska. Vienīgā atšķirība ir tā, ka dokuments ir sašūts no augšas uz leju. Tas izskatās pēc šūšanas basting. Tikai šajā gadījumā to atkārto apgrieztā secībā, vispirms no augšas uz leju, tad no apakšas uz augšu. Tādējādi saites ir viendabīgas bez atstarpēm, it kā šūtas uz milzu šujmašīnas.
Īpaši gadījumi
Dažreiz ir atļauts savienot dokumentus nevis vertikāli, bet uz stūra. ATtie galvenokārt ir finanšu atskaišu papīri, kas ietver kases lentes stiprinājumu, čeki labajā pusē. Šādi dokumenti ir uzšūti uz stūra. Soļi ir tādi paši kā standarta dokumentu komplektēšanai, tikai stūrī tiek izdurti caurumi. Parasti ir divi. Lapa ir pielīmēta tieši pie stūra. Tālāk procedūra līdzīga - tiek sertificēts, uzliek zīmogu.
Secinājums
Dokumenta sagatavošanas un skavošanas procesā ir svarīgi iepriekš pārdomāt, kā skavot dokumentus, lai izvairītos no visa veida nepārvaramas varas. Piemēram, dažreiz jums ir jāizveido jau iesietu un arhivētu dokumentu kopijas. Par šādiem brīžiem ir vērts uztraukties jau iepriekš. Parasti personāla vai grāmatvedības speciālisti jau iepriekš var uzminēt, kurš dokuments vispirms jāizlaiž caur kopētāju. Tas ievērojami vienkāršo darbu un ietaupa laiku.
